Document Management bij Afvalbedrijf Nijmegen
“Iedere dag dat de installatie stil ligt, kost ons honderdduizenden euro’s. Met zes ploegendiensten doen we er alles aan om de installatie 24/7 draaiende te houden. Ultimo, het onderhoudsbeheersysteem speelt hierin een belangrijke rol. Op basis van dit systeem kunnen medewerkers onderhoudswerkzaamheden inplannen en uitvoeren en de historie per onderdeel inzien. Het Document Management Systeem van Silverside sluit naadloos aan op Ultimo. In het archief vinden medewerkers alle documentatie over een installatieonderdeel”, vertelt Rob van Os, stafmedewerker bij ARN. Deze documentatie omvat alle benodigde informatie om de installatie optimaal te laten functioneren. Het bedrijf had daarom behoefte aan een overzichtelijk en toegankelijk archief met installatiegegevens.
“Het Document Management Systeem van Silverside sluit naadloos aan op Ultimo.”
Oplossing:
“We vergeleken het Document Management Systeem van Silverside met oplossingen van anderen. Silverside en IBM boden voor ons de beste oplossing”, vertelt van Os. Één van de belangrijkste eisen van ARN was dat medewerkers bij elke aanpassing of reparatie aan de installatie een e-mail-notificatie ontvangen met de aangepaste tekening en/of handboek. Silverside creëerde een dergelijk functie in haar Document Management Systeem. In de melding staat een directe link naar de aanpassing. Als extra verduidelijking markeert het Document Management Systeem het gewijzigde onderdeel in de technische tekening, een zogenaamde highlight. Zo zijn medewerkers altijd volledig op de hoogte van technische aanpassingen in de verbrandingsinstallatie.
Voordelen
Hoe vinden medewerkers van ARN de juiste documentatie? Ze loggen vanaf hun eigen pc in, in het Document Management Systeem. Vervolgens zijn er twee voor de handliggende zoekmethoden. In de eerste plaats kunnen ze direct zoeken door in het zoekveld het KKS-nummer in te tikken – het unieke nummer van elk installatieonderdeel. In een overzicht zien ze dan het KKS-nummer en de bijbehorende documentatie. Via een shortcut kunnen ze ook direct naar de digitale-tekening. De andere zoekoptie is om op units te zoeken, oftewel via een mappenstructuur door het archief te bladeren. Het archief is logisch gestructureerd aan de hand van bepaalde units van de verbrandingsinstallatie: elke unit heeft zijn eigen mapje met groepen apparatuuronderdelen, die op hun beurt bestaan uit mapjes met KKS-nummers van de afzonderlijke onderdelen. Deze zoekmethode is ideaal voor monteurs die niet het nummer bij de hand hebben maar wel weten op welke plek in welke unit een onderdeel zit.
