De Social Business Convention 2012 is bestemd voor iedereen die binnen zijn of haar organisatie verantwoordelijk is voor, of betrokken is bij, alle ontwikkelingen op het gebied van interne social software tools in een zakelijke toepassing. Meer informatie kunt u vinden op http://socbiz.nl/ via de volgende links:

• Het volledige programma op http://socbiz.nl/
• Direct inschrijven op http://socbiz.nl/

Om dit evenement verder te ondersteunen geeft Silverside één van de volgende twee boeken weg bij uw inschrijving en komst:

Reserveer via onderstaand formulier uw boek naar keuze! Twee voorwaarden: u dient het boek zelf af te halen en u bent niet in dienst van IBM en/of een partner.

Gecontroleerde Kwaliteit
De twee plants kennen hun eigen operationele kwaliteitsafdelingen die op hun beurt centraal door de Kwaliteitsmanager van de hoofdvestiging in Roermond worden aangestuurd. Er wordt door deze afdeling op toegezien dat producten volgens de afgesproken specificaties, werkwijze en veiligheidsvoorschriften worden geproduceerd. Pim Bakkes is verantwoordelijk voor de kwaliteitssystemen en auditability van de twee Europese plants. Hij beschrijft procedures en maakt werkinstructies en zorgt er vervolgens voor dat ze goed toegepast worden. Tevens doet hij audits op beide vestigingen.
Bakkes vertelt: “Je kunt het zo gek niet bedenken of we proberen de wensen van onze klanten te realiseren. Aangezien onze producten door de klanten nog verder worden verwerkt, is het belangrijk dat we al in de R&D fase onze producten uitgebreid testen ten aanzien van de verdere verwerking van ons materiaal.” Er wordt gekeken naar aspecten zoals vervormbaarheid, chemische bestendigheid (schoonmaakmiddelen) en tal van andere eigenschappen van materiaal. Daarvoor zijn er samen met de afdeling uitgebreide procedures en checklisten opgesteld die ervoor zorgen dat het ontwikkelen op zichzelf een gecontroleerd proces is.

Vastleggen en beschrijven van systemen en procedures
De verbindende factor is het kwaliteitssysteem van Euramax. Hierin worden alle managementsystemen, certificeringen (ISO 9001 en ISO 14001), werkbeschrijvingen en procedures vastgelegd. Bakkes vertelt: “In de procedures en werkinstructies wordt de meest optimale werkmethode beschreven. Aan mij de taak om uit verschillende werkmethoden de meest optimale te filteren. Die moet in begrijpelijke taal beschreven worden. Vervolgens moet ik ervoor zorgen dat iedereen ook zo gaat werken. Kortom: zeg wat je doet, doe wat je zegt en controleer.”

Behoefte aan een sterk document management systeem
Om alle managementsystemen, procedures, certificeringen en werkbeschrijvingen vast te leggen is een behoorlijk apparaat opgetuigd. “We beschikken over grote hoeveelheden documenten. Vandaar dat er behoefte was aan een sterk Document Management Systeem (DMS)”, legt Bakkes uit.

SharePoint als nieuw Document Management Systeem
Daan de Bruin is samen met twee collega’s verantwoordelijk voor de totale ICT van het PMB. De werkzaamheden binnen de afdeling variëren van het configureren van switches en het server beheer tot het beantwoorden van diverse gebruikersvragen. De afdeling neemt ook beslissingen om nieuwe oplossingen in gebruik te gaan nemen die passen bij het ICT beleid en doelstellingen. Zo is er een jaar geleden besloten om Microsoft SharePoint te implementeren als Document Management Systeem.

harmon.ie als connector tussen Microsoft Outlook en SharePoint
De medewerkers van het PMB waren al heel lang gewend aan het werken met mapjes. Om SharePoint op een laagdrempelige wijze te introduceren, is de ICT afdeling begonnen met een pilot. De Bruin: “Daar kwam onder andere uit dat men een document vanuit de mail omgeving (Microsoft Outlook) direct in SharePoint wilde opslaan. Een bijlage in een e-mail moest dus met weinig handelingen rechtstreeks naar SharePoint kunnen worden gesleept. Wij zijn toen op zoek gegaan naar een oplossing die dat mogelijk kon maken. Na wat speurwerk op internet kwamen we uit bij Silverside, de distributeur van de harmon.ie connector.” Met de inzet van de harmon.ie connector wordt de mailbox naar een collaboration omgeving getransformeerd. harmon.ie maakt het namelijk mogelijk de eindgebruiker de volledige SharePoint functionaliteit te bieden vanuit Microsoft Outlook.

De voordelen van harmon.ie
De Bruin heeft alvorens te kiezen voor Silverside als leverancier van harmon.ie diverse vergelijkbare oplossingen bekeken. Het voordeel van harmon.ie is dat het simpel is en eenvoudig te begrijpen. De andere oplossingen hadden een ingewikkelde interface met teveel functies. harmon.ie doet gewoon wat het gevraagd wordt. Het is ook de meest betaalbare optie. Andere leveranciers berekenen de extra’s door die het PMB niet nodig heeft. De Bruin concludeert: “harmon.ie is gemakkelijk, overzichtelijk en de prijs is goed. Wat wil je dan nog meer.”

“We rijden elke dag één keer de wereld rond met onze eenheden”, vertelt Jacques Beeker, Program Manager ICT bij Ewals Cargo Care. “Wij richten ons binnen de business unit Road voornamelijk op internationaal transport via de weg en het spoor. Er zijn daarnaast nog een tweetal business units actief. Freight forwarding houdt zich voornamelijk bezig met het expeditievak, het daadwerkelijke handelen in vracht. Er wordt gezocht naar een partij die de vracht kan verzenden en dat hoeft niet per de_ nitie door de inzet van eigen transportmiddelen. De business unit Freight Management is een provider die voor grote klanten de gehele logistiek uit handen neemt.”

De eerste stap naar een social intranet met AFAS en IBM Connections

Bij de aanvang van het project was het de bedoeling om zoveel mogelijk te voorkomen dat men gegevens dubbel zou moeten invoeren. Ewals Cargo Care werkt in Nederland met het HR systeem van AFAS. In Active Directory van Microsoft zitten deels dezelfde contactgegevens als in AFAS. Ook in het mailsysteem, IBM Lotus Domino, zitten soortgelijke gegevens die bijvoorbeeld in een e-mail signature opgenomen worden. Daarom is er gekozen om deze systemen op een slimme manier aan elkaar te koppelen. Het HR Systeem AFAS wordt gehanteerd als bron. Vanuit AFAS worden de contactgegevens automatisch overgezet naar Active Directory, Lotus Domino en vervolgens naar Profiles. Andere zaken zoals ervaring en expertise zijn variabel. Deze worden door de medewerkers zelf toegevoegd in Profiles. Er wordt gekeken naar een dergelijke koppeling voor de kantoren in de andere landen. AFAS is een systeem dat nu nog alleen in Nederland wordt gebruikt. Ook de mailsystemen zijn verschillend in de diverse landen. Ewals streeft naar standaardisatie van het HR systeem door de gegevens van alle Europese medewerkers in AFAS op te nemen. Er dient dan een soort landencodering te worden toegevoegd. Op die manier kan de koppeling die in Nederland is gemaakt ook gebruikt worden in de andere landen. Alleen in Nederland wordt het HR systeem in dit scenario ook gebruikt voor uitbetaling van salarissen en aanverwante zaken.

Voor het volledige referenieverhaal verwijzen wij u naar de bijgevoegde pdf.