SharePoint versus IBM Connections bij Forbo Eurocol
Forbo Eurocol is een toonaangevend producent en leverancier van bouwtechnische producten voor renovatie en nieuwbouw. Forbo Eurocol is gespecialiseerd in tegellijmen, voeg – en egalisatiemiddelen en de daarbij behorende hulpmiddelen. Daarnaast produceert Forbo Eurocol lijmen voor vloerbedekking en wandbekleding. Sinds 1972 is Forbo Eurocol een zelfstandig onderdeel binnen de internationale Forbo Groep. De volledige Forbo Groep bestaat uit 6000 medewerkers en kent een dynamische divisie structuur.
Uitdaging
Door deze dynamische divisie structuur merkt de organisatie dat toegang tot expertise en het delen hiervan een structureel terugkerende uitdaging is geworden. Forbo Eurocol, onderdeel van de divisie Bonding Systems binnen de Forbo Groep, heeft op dit gebied het initiatief genomen om voor haar 200 medewerkers een social intranet te creëren door niet het document maar de mens centraal te stellen. Via de social media oplossing Lotus Connections is er een innovatief plaform gecreëerd met modules voor file sharing, wiki’s, blogs, activiteiten, widgets, interactief smoelenboek en een naadloze integratie met Microsoft Office. Alvorens tot een complete uitrol te komen heeft Robert Sigmond, IT manager van Forbo Eurocol, ervoor gekozen om op een zeer pragmatische wijze een begin te maken door een aantal projecten te definiëren die afdeling- en organisatie overstijgend zijn.
De ondernemingsraad
De leden van ondernemingsraad(OR) zien elkaar zelden en moeten toch nauw samenwerken. Forbo Eurocol zocht een manier om onder andere de OR op een productieve manier management informatie te laten delen, zoals notulen en agenda’s voor vergaderingen binnen een community. Afdelingen en projecten Daarnaast werd er naar een mogelijkheid gezocht om de mensen op de afdelingen efficiënter te laten samenwerken met elkaar. Alle zaken die spelen voor een afdeling moesten inzichtelijk worden gemaakt en zaken die voor de hele gemeenschap van belang zijn, zoals documenten en interessante links, behoren met elkaar te worden gedeeld. Dit geldt niet alleen voor afdelingen maar ook voor de projecten die spelen bij Forbo Eurocol. Zowel interne projecten als projecten met andere Forbo vestigingen (of zelfs externe partijen) zouden georganiseerd en gemanaged moeten worden vanuit één centrale plek. Robert Sigmond maakt deel uit van het overkoepelende team van IT mensen binnen de Forbo Groep. Onlangs werd een Symantec security project gestart voor de uitrol van anti virus software over 6000 Forbo gebruikers. Dit project heeft betrekking op de gehele internationale Forbo Groep en dus moest er over de grenzen en door de Forbo divisies heen worden samengewerkt. Lotus Connections faciliteert hierin een Symantec community om alle relevante informatie en acties in goede banen te leiden.
Smoelenboek
Het huidige smoelenboek was aan vervanging toe. Naast een naam en foto gaf het enkel informatie over de afdeling in combinatie met het telefoonnummer. Waar behoefte aan was is om te zien over welke expertises een collega “Met Lotus Connections is de eerste stap naar een socialer intranet gemaakt” beschikt. Met het uitgebreider en interactief smoelenboek zouden mensen die over bepaalde kennis en informatie beschikken nu nog gemakkelijker te vinden en te benaderen moeten zijn. “Ik zocht al jaren naar de juiste software om mijn collega’s op efficiënte wijze te laten samenwerken. Met Lotus Connections is de eerste stap naar een socialer intranet gemaakt”
Oplossing
Voor de optimalisatie van de samenwerking en de interne communicatie heeft Forbo Eurocol gekozen voor het samewerkingsplatform Lotus Connections. Deze oplossing stelt medewerkers in staat om eenvoudig kennis te delen en kent een service georiënteerde opzet met o.a modules: voor communities, bookmarks, file sharing, profielen, wiki’s en blogs. Vanzelfsprekend zijn er vele oplossingen te vinden die een van eerder genoemde social media functionaliteiten kan bieden, maar zelden de combinatie van allen. Communities & activities Een afdeling die elkaar zelden ziet maar middels Connections toch adequaat kan handelen. Met behulp van een community wordt alle belangrijke informatie rond de ondernemingsraad gebundeld. Bijvoorbeeld notulen, agenda’s en het uitzetten van activiteiten binnen de community. “Het mooie van de communities functie in combinatie met actvitities is dat het zeer eenvoudig is om bijvoorbeeld leveranciers te betrekken bij een ICT project. Dit voorkomt onnodig emailverkeer en iedereen ziet in een oogopslag wie welke activiteiten moet verrichten om het project tot een goed einde te brengen ”
Wiki’s en blogs
Op de IT afdeling van Forbo Eurocol gaat zeer veel informatie en kennis rond. Niet iedereen kan alles weten en om er toch voor te zorgen dat technische vraagstukken snel verholpen kunnen worden, worden kennis en ervaringen opgeborgen in wiki’s en blogs. Op deze wijze wordt continuïteit van de systemen vanuit een management perspectief gewaarborgd.
Profielen
Elke medewerker binnen Forbo Eurocol kan een persoonlijk profiel aanmaken en aangeven waar zijn/ haar expertise ligt. Hierdoor ontstaat een interactief smoelenboek waar collega’s elkaar kunnen vinden door elkaar op expertise te “taggen”. De ‘eilandjes’ binnen de organisatie zijn verdwenen en de HR afdeling heeft niet meer te maken met het ‘wie-doet-wat’ vraagstuk.
Aanpak
Er is gestart met een pilot om de veranderende werkwijze stapsgewijs te implementeren. Samen met IT manager Robert Sigmond is gekeken naar afdelingen of communities die bereid waren om
mee te doen in de pilotfase. Al snel kwamen we uit bij de ondernemingraad vanwege haar typische karakter waarbij medewerkers elkaar niet op gezette tijden ontmoeten, maar wel behoefte hebben aan een laagdrempelige omgeving om samen te werken. Een belangrijk criterium bij de implementatie van social media oplossingen is het aanbieden van een complete en goed gevulde omgeving om snel draagvlak te creëren. Vaak heeft een organisatie daar niet de tijd of de mancapaciteit voor en is er over het algemeen in het begin wat weerstand voor het gebruik van nieuwe software. Silverside heeft Forbo Eurocol dan ook geholpen om deze weerstanden te minimaliseren door extra begeleiding met de inzet van 2 junior consultants. Hierdoor hadden de medewerkers van Forbo Eurocol bij de start direct een goed gevulde omgeving en waren collega’s met foto’s direct te vinden binnen Lotus Connections. Toekomst Na de ondernemingsraad is Forbo Eurocol inmiddels aan het kijken hoe Lotus Connections een aanvulling kan zijn op het huidige Forbo intranet. Lotus Connections is een kanshebber om de interactiviteit binnen het huidige intranet te verhogen door niet het document of content, maar de mens centraal te stellen.
