Document Management zorgt voor minder e-mail bij NIMAG
NIMAG is een handelsonderneming pur sang met een afwisselend en uitgebreid productenpakket. Behalve auto’s, motorfietsen en buitenboordmotoren van het merk Suzuki, is NIMAG tevens importeur van de exclusieve Britse automerken TVR en Morgan.
Een concreet voorbeeld van het e-mail verkeer is de grote hoeveelheid (interne) documenten die per e-mail worden rondgestuurd. Zo wordt bijvoorbeeld elke ochtend een rapportage naar het management verstuurd. Iedereen bewaart dit vervolgens op eigen wijze. Hiermee groeit de omvang van deze databases, maar zijn de documenten ook moeilijk terug te vinden. Daarnaast verliest iedereen tijd door zijn eigen archiefsysteem te onderhouden.
“Een efficiëntere werkwijze kan worden ondersteund door een document management platform.”
Om deze punten tegen te gaan, heeft NIMAG de mogelijkheid om e-mail automatisch te archiveren onderzocht. In verdere gesprekken met Silverside werd het echter snel duidelijk dat het beter was om de kern van het probleem aan te pakken: Zorgen dat e-mail en documenten niet zomaar worden rond gemaild. Een efficiëntere werkwijze kan worden ondersteund door een document management platform.
Hiervoor heeft Silverside een vooronderzoek uitgevoerd. Hierbij zijn de eisen en wensen uit alle afdelingen van NIMAG geïnventariseerd en onderzocht hoe een document management platform dit kan invullen. Het resultaat was een NIMAG brede consensus over de documentstructuur en een duidelijk groeipad om, met behulp van bepaalde documenttypen, stap voor stap document management in te voeren.
Na het vooronderzoek, is gestart met de implementatie van het eerste documenttype: Overlegdocumentatie. Dit behelst de agenda en relevante bijlagen (bijvoorbeeld foto’s of een rapportage). Genodigden krijgen voortaan een link gestuurd in plaats van de complete bestanden. Vervolgens worden de notulen, na een digitale goedkeuringsprocedure, gepubliceerd.
Qua techniek is het Document Management Systeem van Silverside opgebouwd uit de IBM Content Management portfolio met speciaal door Silverside ontwikkelde documenttypen. Document Management wordt stapsgewijs verder ingezet voor overige documenttypen. Hiermee wordt het probleem van het groeiende e-mail verkeer verder structureel tegengegaan, in plaats van het binnenhalen van meer hardware voor het oplossen van de symptomen.
