Digitaliseren vrachtbrieven levert Selman tijdwinst op
Selman Transporten beheerst de weg van bloemen en planten door een verregaande specialisatie in het transport van sierteeltproducten. Met een wagenpark dat volledig op vervoer van bloemen en planten is ingericht, met hoogwaardige dienstverlening, verzorgt Selman al meer dan 40 jaar het transport van grote of kleine partijen sierteeltproducten, van kweker naar veilingen en wederverkopers in binnen- en buitenland.
Om alle vervoersdocumentatie te verwerken heeft Selman een aparte afdeling: De Interne Controle en Beheersgroep, kortweg ICB genaamd. Een groot aantal van deze medewerkers houdt zich bezig met het verwerken van distributielijsten, vrachtbrieven en emballage bonnen in het eigen administratiesysteem. Het aantal gescande documenten overstijgt jaarlijks makkelijk de 250.000. De doelstelling van het project was het behalen van een significante tijdwinst bij het controleren en zoeken naar vervoersdocumentatie. Na een door Silverside uitgevoerde definitiefase is gestart met de implementatie van de eerste twee documenttypen: CMR’s (vrachtbrieven) en emballagebonnen.
Formulierherkenning en geavanceerde zoekpatronen zijn ingezet om zowel de verstuurder als ontvanger van een vracht automatisch van een gescand document te herkennen. De herkenning is hierbij sterk afhankelijk van de kwaliteit van het papier.
Aangezien de CMR’s op matrix printers worden geprint en enkel de onderste doorslag wordt gescand werd dit niet volledig automatisch herkent. Vandaar dat Silverside een koppeling met het Transport Management Systeem (TMS) van Selman heeft ingezet. Dit om de herkende gegevens uit het scanproces te valideren tegen de verwachte gegevens uit het TMS (draaiend op een iSeries) en enkel de uitval hiervan te tonen. Hiermee steeg de automatische herkenning sterk en groeide ook het vertrouwen in het automatische scanproces.
“Het aantal gescande documenten overstijgt jaarlijks makkelijk de 250.000.”
Qua techniek is het Document Management Systeem van Silverside opgebouwd uit Kofax Ascent Capture en de IBM Content Management portfolio met speciaal door Silverside ontwikkelde documenttypen. Het Document Management systeem wordt stapsgewijs verder ingezet voor overige documenttypen, zoals een koppeling met FIS2000 voor binnenkomende facturen.
