Docova Document Manager bij Apollo Vredestein Banden
Apollo Vredestein B.V had met Doclib een eenvoudig document management oplossing voor het opslaan van documenten. Toen het aantal verzoeken voor wijzigingen en aanpassingen in het huidige systeem begon toe te nemen, was het duidelijk dat het tijd was voor verandering.
Uiteindelijk zijn door Apollo Vredestein twee opties op de short list geplaatst: Document Manager van IBM Lotus en Microsoft Share Point. Na een lange en grondige voorbereiding kiest Apollo Vredestein voor Lotus Document Manager o.a vanwege uitgebreidere funtionaliteit voor workflow en versiebeheer en de lagere Total Cost of Ownership. Nadat de omgeving was aangepast op de wensen van Apollo Vredestein, was het bedrijf klaar om Domino Document Manager uit te rollen. Er was echter één grote uitdaging: IBM had namelijk op Lotusphere 2009 aangekondigd Domino document manager niet verder door te ontwikkelen. Vanzelfsprekend was dit een enorme teleurstelling voor Apollo Vredestein en het project stopt.
Het management was niet bereid om nog te investeren aan het verfijnen van Domino Document Manager. Het project kon dan ook slechts worden gered als de juiste oplossing snel en binnen de huidige begroting zou kunnen worden gevonden. De ICT afdeling is opnieuw begonnen met het selectieproces en heeft in haar overweging gekeken naar meerdere document management oplossingen. Zo is er gekeken naar IBM FileNet, IBM Lotus Quickr, Alfresco en Docova. Na een aantal gesprekken met de eerdergenoemde leveranciers werd duidelijk dat alleen FileNet, Alfresco en Docova de gewenste funtionaliteit konden bieden. Vervolgens is er nadrukkelijk gekeken naar criteria als technische ondersteuning, platform flexibiliteit, beheersbaarheid, technische roadmap, gebruiksgemak en kosten. Op alle punten bleek Docova zich te kunnen onderscheiden.
Patrick Goossens, Projectleider DMS van Apollo Vredestein over de keuze van Docova: “We vergeleken Filenet, Alfresco en Docova en kwamen als snel tot de conclusie dat Docova voor Apollo Vredestein de beste match is. et is de meest krachtige document management oplossing met unieke functionaliteiten voor versiebeheer, workflow, dossiermanagement door documenten aan elkaar te relateren en integratie van email. Verder was er de technische flexibiliteit van Docova vanwege compatibiliteit met Terminal Server, de integratie met zowel Microsoft Outlook als Microsoft Office.
Voordelen:
Beheer & ondersteuning.
“Docova is makkelijk te leren voor zowel beheerders alsmede gebruikers. Dit komt onder andere door de combinatie van het uitgebreide configuratie model van Docova, een online Video Library en de hoge mate van persoonlijke ondersteuning. Wat wij van Apollo Vredestein ook waarderen aan Docova is, dat we de manier waarop wij gewend zijn te werken niet hoeven te veranderen. Docova werkt volgens onze processen, en niet andersom.
Functionaliteit & gebruikersgemak
“Onze eindgebruikers waren zeer enthousiast bij het zien van Docova. Tijdens de eerste kennismaking met Docova begrepen de gebruikers hoe het systeem gebruikt kon worden. Dit met als positief gevolg dat een uitgebreide gebruikerstraining voor Docova niet nodig zou zijn. Dit was volledig in contrast met de aanvankelijke gebruikersreactie die wij voor Domino Document Manager hebben gekregen. Wij hadden ons al voorbereid op een uitgebreide cursus voor de gebruikers, wat uiteindelijk extra kosten met zich mee zou brengen.
Lage kosten
“Docova is een zeer krachtige ECM-oplossing voor ons bedrijf, met robuuste en unieke kenmerken (eigenschappen) en een Total Cost of Ownership dat geen andere oplossing kon evenaren.
